Dabar populiaru

Naujausios

Publikuota: 2017 birželio 26d. 11:00

Kaip naudotis elektroniniu paštu, kad jis „nevalgytų“ jūsų laiko?

Moteris prie kompiuterio
Vida Press nuotr. / Moteris prie kompiuterio

Elektroninis paštas jau yra tapęs neatsiejama bene kiekvieno mūsų gyvenimo dalimi. Mes gauname tiek asmeninius, tiek darbinius laiškus, kurie yra labai skirtingi – savo apimtimi, svarba, skubumu ar suteikiama verte.

Svarbu suvokti, kad el. paštas nėra jūsų darbas. Tai nėra ataskaitos paruošimas, susitikimas su klientu, prezentacijos atlikimas ar komandos smegenų šturmo sesija (pastarasis posakis, tiesiogiai išvertus į lietuvių kalbą skamba ypač šmaikščiai). Elektroninis paštas tėra įrankis šioms ir dar daugybei kitų veiklų atlikti.

Tačiau kaip valdyti savo el. pašto dėžutę ir gaunamus laiškus, kad laikas būtų vertingas ir pastangos efektyvios?

Verta nepamiršti, kad visiškai jokios el. pašto valdymo sistemos neturėjimas taip pat yra sistema. Tik labai abejotina, ar ji yra efektyvi. Žmogui, kuris per dieną gauna vos keletą laiškų, net ir metodikos neturėjimas nesudarys didelių problemų produktyvumui. Tačiau mes norime padėti tiems, kurių dėmesį kiekvieną dieną traukia dešimtys ar net šimtai laiškų, kurie gali labai greitai pasiglemžti mus ir tiesiog pradanginti valandų valandas dienotvarkėje.

Paruošėme praktinius ir lengvai pritaikomus patarimus, kurie padės įvaldyti savo elektroninio pašto tvarkymo įpročius ir žengti dar vienu žingsniu į priekį:

1. Jokiu būdu nepradėkite savo dienos nuo el. pašto. Pirmosios dienos valandos turėtų būti skirtos tik jums pačiam(-iai), nes atsidarę el. paštą iškart kitiems žmonėms suteikiate visas teises į savo laiką, o tai absoliučia dauguma atvejų yra ypač neproduktyvu. Kad ir kaip norėtumėte suvesti savo naršyklės lange tą stebuklingą nuorodą, pradėkite dieną atlikdami bent keletą svarbių užduočių (ryte tam puikiai tinka mankšta, sveiki pusryčiai, laikas su artimu žmogumi ar dienos planų peržiūra). Atverkite laiškų dėžutę tik tuomet, kai bus atlikta bent viena svarbi užduotis.

2. Nebūkite nuolat atsidarę el. pašto. Kartais gali pasirodyti, kad visuomet būti prisijungus yra labai protinga. Deja, tai ne visada yra tiesa. Geriausia yra nusistatyti keletą laiko tarpų per dieną, kada tikrinsitės el. paštą, ir nenusižengti savo sprendimui. Pradžioje tai galėtų būti 3 laikai per dieną: ryte – 10 valandą, apie pietus – 13 valandą ir vakarop – 16 valandą (žinoma, viskas priklauso nuo jūsų darbo režimo ir dienotvarkės). Tai padės rezultatyviau kontroliuoti dėmesį ir neleisti jam nuklysti į bereikšmes lankas bei prarasti tas svarbaus susikaupimo minutes, pastebėjus dar vieną laiškelį.

Vida Press nuotr./Moteris su išmaniuoju telefonu
Vida Press nuotr./Moteris su išmaniuoju telefonu

3. Kai tikrinatės ir skaitote laiškus, veikite greitai. Po kiekvieno laiško yra galimi keli rezultatai arba potencialūs veiksmai:

  • Jeigu tai šiukšlė – tiesiog ištrinkite laišką ir nebekreipkite į tai dėmesio;
  • Jeigu tai yra ilgas laiškas, kurį perskaityti užtruks ilgiau nei keletą minučių – perkelkite jį į „Skaitymo“ aplanką arba išsisaugok naršyklės žymose, kad galėtum grįžti prie jo vėliau, atskiru laiško skaitymo laiku;
  • Jeigu laiškas reikalauja veiksmo – atlikite tą veiksmą iškart arba užsirašykite į savo užduočių sąrašą (pavidalas nėra svarbus, tai gali būti tiek kalendoriaus priminimai, tiek lipnus lapelis ant jūsų stalo). Svarbiausia nepalikti laiško „kyboti“ kažkur naršyklės lange ir su juo nieko nedaryti;
  • Jeigu matote, kad atsakyti į laišką užtruks iki minutės ar dviejų, iškart tai ir padarykite. Atsakymo vilkinimas šiuo atveju ateityje iš tavęs gali pareikalauti žymiai daugiau nei dviejų minučių.

4. Nepabijokite archyvuoti laiškų ir taip pravalyti savo el. pašto dėžutę. Turėti kelis tūkstančius ar šimtus laiškų (o jeigu dar dešimtys jų yra neperskaityti!) yra puikus būdas prarasti savo dėmesį ir energiją. Todėl įpraskite dėti laiškus į archyvą (juos bet kada galėsi perskaityti, archyvas nėra šiukšliadėžė);

Iš šalies gali pasirodyti, kad vadovautis šiais patarimais yra vieni juokai. Tiesą pasakius, taip ir yra. Elektroninio pašto valdymo įprotis yra labai vertingas, tačiau kartu ir pakankamai nesunkiai įdiegiamas. Tereikia vadovautis keletu esminių principų ir kartoti tai kasdien.

Jeigu pradėti sunku, naudokitės mažų žingsnelių metodika – pradėkite nuo vieno pokyčio ir pamažu judėkite į priekį, pridėdami vis daugiau kasdienių veiksmų. Jeigu manai, kad produktyvumo patarimai tau naudingi, verta apsilankyti STRONG.lt, kur žymūs profesionalai dalijasi savo žiniomis ir patirtimi, kaip gyventi stiprų gyvenimą.

Pažymėkite klaidą tekste pele, paspaudę kairįjį pelės klavišą
Pranešti klaidą

Pranešti klaidą

Sėkmingai išsiųsta

Dėkojame už praneštą klaidą

Naujienos

Interviu Vardai

P.Gražulio vaiką pagimdžiusi Birutė: „Tikslas pasiektas – jis daugiau nežemins mano dukters“

Sportas

Ar prancūzai parodys, ką gali? Prancūzija – Peru

24sek

Ant NBA slenksčio – tryliktas lietuvis: naktis, kuri gali pakeisti 20-mečio likimą

Pasaulis kišenėje

Maršrutas savaitgaliui: dviračiu Kauno tvirtovės fortų žiedu

Aktualu

Du P.Gražulio veidai: vienas ragino daryti abortą, kitas iki užkimimo gynė embrioną

Verslas

Siūloma įteisinti „naminukę“ – Seime įveiktas pirmas barjeras

Aktualu

Lietus jau pasiekė Lietuvą, naktį šalį skalbs liūtis, galima perkūnija ir škvalas

Maistas

Vakarienė pas Jurgą ir Paulių. Kalabrijos skanėstai: „pesce spada“, baklažanai, Tropėjos svogūnai

N-18 Vardai

„X Faktoriaus“ dalyvė M.Pivoriūnaitė nusivylė teismu: „Nepilnamečiai gali tave daužyti, kiek nori“

Verslas

Stumiasi kelią draudimas prekybos centrams veikti sekmadienį ir per šventes

Nidoje ant Parnidžio kopos atidengtas paminklas filosofui Jeanui-Pauliui Sartre'ui

15min recenzija Kultūra

„Laimės respublikoje“ ir pragaro labirinte

24sek

Kinijoje karjerą tęsiantis D.Motiejūnas prasitarė, kiek procentų išaugo jo atlyginimas

Verslas

Stūmė naujas lengvatas ūkininkams – Seimas atmetė nesvarstęs

Interviu 24sek

Jonas Kazlauskas – apie savo planą, LKL finalą, Šarą ir R.Kurtinaičio situaciją

Aktualu

R.Žemaitaitis vadina P.Gražulį žemo intelekto parazitėliu, siūlo šalinti jį iš partijos

Vardai

TV žvaigždė ir „Mis Didžioji Britanija“ Sophie Gradon rasta negyva savo namuose

Aktualu

Netoli Juodkrantės ant seklumos užplaukė jachta, joje – dešimt žmonių

Aktualu

Įtarimų sulaukęs Panevėžio meras R.M.Račkauskas nemato pagrindo atsistatydinti

Sportas

Technologijų paveiktose rungtynėse – Danijos ir Australijos lygiosios

Naujienos

Interviu Vardai

P.Gražulio vaiką pagimdžiusi Birutė: „Tikslas pasiektas – jis daugiau nežemins mano dukters“

Sportas

Ar prancūzai parodys, ką gali? Prancūzija – Peru

24sek

Ant NBA slenksčio – tryliktas lietuvis: naktis, kuri gali pakeisti 20-mečio likimą

Pasaulis kišenėje

Maršrutas savaitgaliui: dviračiu Kauno tvirtovės fortų žiedu

Aktualu

Du P.Gražulio veidai: vienas ragino daryti abortą, kitas iki užkimimo gynė embrioną

Verslas

Siūloma įteisinti „naminukę“ – Seime įveiktas pirmas barjeras

Aktualu

Lietus jau pasiekė Lietuvą, naktį šalį skalbs liūtis, galima perkūnija ir škvalas

Maistas

Vakarienė pas Jurgą ir Paulių. Kalabrijos skanėstai: „pesce spada“, baklažanai, Tropėjos svogūnai

N-18 Vardai

„X Faktoriaus“ dalyvė M.Pivoriūnaitė nusivylė teismu: „Nepilnamečiai gali tave daužyti, kiek nori“

Verslas

Stumiasi kelią draudimas prekybos centrams veikti sekmadienį ir per šventes

Nidoje ant Parnidžio kopos atidengtas paminklas filosofui Jeanui-Pauliui Sartre'ui

15min recenzija Kultūra

„Laimės respublikoje“ ir pragaro labirinte

24sek

Kinijoje karjerą tęsiantis D.Motiejūnas prasitarė, kiek procentų išaugo jo atlyginimas

Verslas

Stūmė naujas lengvatas ūkininkams – Seimas atmetė nesvarstęs

Interviu 24sek

Jonas Kazlauskas – apie savo planą, LKL finalą, Šarą ir R.Kurtinaičio situaciją

Aktualu

R.Žemaitaitis vadina P.Gražulį žemo intelekto parazitėliu, siūlo šalinti jį iš partijos

Vardai

TV žvaigždė ir „Mis Didžioji Britanija“ Sophie Gradon rasta negyva savo namuose

Aktualu

Netoli Juodkrantės ant seklumos užplaukė jachta, joje – dešimt žmonių

Aktualu

Įtarimų sulaukęs Panevėžio meras R.M.Račkauskas nemato pagrindo atsistatydinti

Sportas

Technologijų paveiktose rungtynėse – Danijos ir Australijos lygiosios

Vardai

Idėjos savaitgaliui

Dienos šviesa

Video

Maudymosi kostiumėlių tendencijos

Pinigai mano ateičiai

30 geriausių restoranų

Remontas be nervų

Sveikata

Svajonių virtuvė

Parašykite atsiliepimą apie GYVENIMO rubriką