Dabar populiaru
Publikuota: 2019 spalio 8d. 10:37

Laiko planavimas: laikantis šių 5 principų, jūsų produktyvumas gali išaugti dvigubai

Dienotvarkė
123RF.com nuotr. / Dienotvarkė

Nuolatinis laiko trūkumas ir nuolat augantys užduočių srautai jau tapo kasdienybe. „Aš neturiu laiko...“, „paroje trūksta valandų...“, „jei tik mano paroje būtų ne 24, o 48 valandos...“ – tokius arba panašius pasisakymus girdite nuolat, o gal ir patys dažnai juos kartojate. Ar yra tikimybė, kad laiko kažkada „atsiras“ daugiau? Ne! Ar galima tikėtis, kad darbų srautas ir apimtis sumažės tiek, jog nebereikės skubėti ir lengvai spėsite per dieną padaryti viską, kas suplanuota?

Galima, bet tai, ko gero, nutiks, kai išeisite į pensiją, susirgsite arba atsisakysite savo ambicingų tikslų. Iki to laiko turite kelis pasirinkimus.

Apie juos pranešime žiniasklaidai pasakoja asmeninio efektyvumo treneris Tomas Kaulinskas.

Pirmasis – ir toliau gyventi bei dirbti taip, kaip iki šiol. Šis kelias – paprasčiausias ir vadinamas „susitaikymu su esama situacija“. Taip, jums ir toliau trūks laiko, tikėtina, jog gana dažnai dėl to išgyvensite stresą, turėsite daug nebaigtų darbų, periodiškai bus sunkiau užmigti arba nubusite naktį nuo minčių apie „degančius“ darbus.

Jūs žinote, kad taip gyvena tikrai daug žmonių. Galbūt ir jūs jau ne vienerius metus gyvenate tokiu ritmu. Kaip matote – dalį darbų padarote, dalį tikslų pasiekiate, uždirbate, išsilaikote ir net išlaikote šeimą. Tad tikrai verta pagalvoti, ar verta imtis pokyčių?

Tęstinių mokymų centro nuotr./Asmeninio efektyvumo treneris Tomas Kaulinskas
Tęstinių mokymų centro nuotr./Asmeninio efektyvumo treneris Tomas Kaulinskas

Antrasis kelias – sudėtingesnis už pirmą, bet irgi gana paprastas. Pasirinkus jį, jums drąsiai, ryžtingai ir atkakliai teks pradėti sakyti „ne“ darbams, prisiimtiems įsipareigojimams, pagalbos prašymams ar įkalbinėjimams dalyvauti dar viename projekte.

Vienintelė ir būtina šio kelio sąlyga – aukštas pasitikėjimas savimi. Be jo nieko nebus, kadangi žemos arba nestabilios savivertės žmogui pasakyti „ne“ yra itin sudėtinga. Toks žmogus per daug dažnai sako „taip“, nes viliasi, kad aplinkiniai, dėl kurių jis pasiruošęs padaryti viską (arba beveik viską), jam atsilygins tuo pačiu. Bet ar taip iš tiesų ir būna? Na, čia jau kita istorija...

Visgi jei esate iš tų, kurie teigia turintys tikrai aukštą pasitikėjimą, – puiku, tai yra nuostabi proga pasitikrinti ir gauti daugiau laiko tiems dalykams, kuriems šiuo metu jo taip stinga.

Trečiasis pasirinkimas – įvertinti savo esamus planavimo įpročius ir, pastebėjus ten esančius trūkumus, juos pašalinti.

Daugelis daro vieną esminę klaidą – produktyviausią laiką palieka ne tokiai svarbiai rutinai: paštui, pašnekesiams „apie orą“, smulkiems darbeliams.

Norint, kad diena būtų produktyvesnė, siūlau atkreipti dėmesį į 5 kasdienės veiklos planavimo principus, kuriuos verta taikyti kuo dažniau:

1. Kokybiškai suplanuokite rytojų. Ne savaitę ar mėnesį, bet tik rytojaus dieną. Planuoti reikia raštu, o ne galvoje. Geriausia tai daryti iš vakaro, kad prieš miegą netektų mąstyti apie tai, kas laukia rytoj, o nubudus ryte galėtumėte jaustis ramiai, nes bus aišku, kuo tą dieną užsiimsite.

Kartais išgirstu apie tai, jog kai kam patogiau planuoti ryte. Šis variantas taip pat tinka, jei tai pavyksta padaryti kokybiškai, be nerimo ar streso.

2. Pačius svarbiausius darbus sudėkite į rytinį laiką ar bent jau pirmąją dienos pusę. Šis metas žmogui, turinčiam sveiką miego režimą, – pats produktyviausias: daugiausiai energijos, galva dirba maksimaliu pajėgumu, geriausia koncentracija. Jei esate iš tų, kurie gyvena naktiniu ritmu ir išgėrę litrą kavos, kokybiškai funkcionuoti pradeda tik po pietų, vadinasi, jūsų svarbiausi darbai turi keliauti į šį laiką.

Daugelis daro vieną esminę klaidą – produktyviausią laiką palieka ne tokiai svarbiai rutinai: paštui, pašnekesiams „apie orą“, smulkiems darbeliams, o tai, kas svarbu, nukeliama į dienos galą ir... dažniausiai lieka nepadaryta.

123RF.com nuotr./Laiko planavimas
123RF.com nuotr./Laiko planavimas

3. Laikykitės principo „60/40“ ir atsispirkite pagundai dieną perkrauti darbais. Vadovaujantis šiuo principu, 8 valandų darbo dienoje iš anksto „užpildyti“ reikia daugiausiai 5 valandas (apie 60% dienos), o likusias 3 palikti tuščias. Taip, taip, kad ir kaip beprotiškai tai skambėtų – net ir susikaupus daugybei neatliktų darbų likusios 3 valandos turi būti neužpildytos!

Šiuo principu vadovautis didžiajai daliai bandžiusių nepavyksta nei iš pirmo, nei iš antro, nei iš penkto karto. Atsispirti pagundai sukišti į savo dieną kuo daugiau darbų nepagalvojus, kad kasdien atsiranda ir netikėtų užduočių, ir neplanuotų pokalbių su kolegomis, yra labai sunku. Bet laikui bėgant su planavime atsiradusia branda išsiugdomas ir šis įprotis.

4. Užrašykite kiekvieną naują darbą, kuris atsiranda per dieną, jei tik jo neatliekate tuojau pat. Turėkite vietą savo kalendoriuje, kuri bus jūsų „darbų banku“. Jame turi nugulti visos užduotys – didelės ir mažos – kurias reikia atlikti, bet dar nėra žinoma, kada jų imsitės. Toks „bankas“ leis maksimaliai kontroliuoti turimus darbus ir neįkristi į panikos būseną: „Turiu milijoną darbų! Kaip man juos visus padaryti...?“ Kontrolė suteikia daugiau ramybės bet kokioje situacijoje.

5.​​​​​​​ Suplanuokite laiką laiko planavimui. Tai naudinga, jei norite iš tiesų suformuoti gerą planavimo įprotį. Dienos pabaigoje, 20, o gal 21 valandą, skirkite 15 minučių tam, kad peržvelgtumėte besibaigiančią dieną, įvertintumėte, kaip jums sekėsi laikytis plano, pasidarytumėte tinkamas išvadas ir suplanuotumėte kitą dieną. Tam tikrai pakanka 15 minučių, jei planuojate reguliariai (5 dienas per savaitę, neskaitant savaitgalių, kuriuos, jei matote poreikį, galite irgi pasiplanuoti, tik jau ne taip griežtai).

Taikant šiuos 5 paprastus principus reguliariai, jūsų produktyvumas gali išaugti 2–2,5 karto per 3 ateinančius mėnesius. Tiesa, nereikia iš savęs reikalauti, kad jau nuo rytojaus juos visus pritaikysite lengvai ir be klaidų. Pasiryžusiems užsiimti rimtesniu planavimu, visų 5 principų kokybiškam išnaudojimui prireikia maždaug mėnesio.

Nėra nei vieno „neteisingo“ pasirinkimo varianto, kiekvienas su savais pliusais ir minusais. Kuris geriausias – spręskite jūs. Prieš darant pasirinkimą savęs paklauskite: „Kaip aš noriu jaustis didžiąją laiko dalį?“

Pranešti klaidą

Sėkmingai išsiųsta

Dėkojame už praneštą klaidą

Vardai

Kviečiame anties

Video

01:07
01:20
02:44

Esports namai

Parašykite atsiliepimą apie GYVENIMO rubriką