Kultūrinis pokytis viešojo sektoriaus institucijose
Pasitelkus LEAN sistemą siekiama eliminuoti nereikalingus ir perteklinius veiklos procesus, pašalinti vertės nekuriančius žingsnius, pavyzdžiui, fizinių parašų rinkimą ar ataskaitų pildymą, sutrumpinti procedūrų laiką, atsisakyti perteklinių dokumentų ir raštų, sukurti didesnę pridėtinę vertę visuomenei – greitesnes ir kokybiškesnes paslaugas.
LEAN metodų diegimas yra didelis kultūrinis pokytis organizacijose.
„LEAN metodų diegimas yra didelis kultūrinis pokytis organizacijose, atsisakoma anksčiau dažnai nusistovėjusios praktikos, kai yra vadovai ir jų nurodymus vykdantys pavaldiniai. Dabar iškeliamos užduotys ir kiekvienas yra savo srities vadovas, galvojantis, kaip užduotis įgyvendinti kuo efektyviau, nevengiantis siūlyti pokyčių, jei tai leis darbą atilikti greičiau ir geriau“, - sako Lietuvos Respublikos Vyriausybės kancleris Algirdas Stončaitis.
Žinoma, LEAN projekto tikslų įgyvendinimas reikalauja įdirbio, tačiau tikimasi ir ilgalaikių rezultatų. „Turime formuoti nuolatinio tobulėjimo kultūrą, strateginius tikslus orientuoti Lietuvos visuomenės gerovei ir periodiškai stebėti, kaip mums sekasi juos įgyvendinti. LEAN – tai didelė galimybė kiekvienai viešojo sektoriaus institucijai, kiekvienam darbuotojui galvoti apie savo veiklos tobulinimą“, - tvirtina A. Stončaitis.
Pasak Vyriausybės kanclerio, LEAN sistema naudojama daugelyje išsivysčiusių šalių jau daugiau nei 20 metų. Skandinavijos šalyse, Jungtinėje Karalystėje, Kanadoje ši metodika plačiai taikoma viešajame sektoriuje, taigi LEAN metodai tikrai pritaikomi ne tik privačiame versle ar gamyboje. Kitų šalių patirtis rodo, kad taikant LEAN metodus, darbuotojų produktyvumas gali kilti 20-50 proc.
Įgalinti viešojo sektoriaus organizacijų darbuotojai
„Procesų vienodinimas ir jų peržiūra, aiškūs tikslai ir matuojami rodikliai turėtų tapti įprasta praktika viešajame sektoriuje. Vienas didesnių mums tenkančių iššūkių – institucijų bendradarbiavimas tarpusavyje ir sklandus apsikeitimas informacija. Svarbu užtikrinti kuo efektyvesnį darbą ir greitą problemų sprendimą, – pasakoja už LEAN projekto įgyvendinimą atsakinga Vyriausybės kanceliarijos projektų vadovė Raminta Zimbienė.
Procesų vienodinimas ir jų peržiūra, aiškūs tikslai ir matuojami rodikliai turėtų tapti įprasta praktika viešajame sektoriuje.
Šiuo metu įgyvendinant LEAN projektą siekiama standartizuoti projekte dalyvaujančių dešimties institucijų – ministerijų ir viešųjų įstaigų – veiklos procesus. Pavyzdžiui, tobulinami teisėkūros, asmenų aptarnavimo, viešųjų pirkimų, komunikacijos ir kiti veiklos procesai. Jeigu kiekvienas projekte dalyvaujančių institucijų darbuotojas sugalvotų, kaip per metus sutaupyti bent 1 val. darbo laiko, būtų sutaupyta beveik 200 darbo dienų per metus. Šį laiką galėtume skirti naujų idėjų įgyvendinimui.
„Pokyčių įgyvendinimui labai svarbus darbuotojų įsitraukimas. Jei anksčiau dalis darbuotojų tiesiog įprastai vykdydavo nusistovėjusias funkcijas, tai projekto metu įtraukiame juos į pokyčių įgyvendinimą, deleguojame atsakomybę, parodome kad kiekvienas gali inicijuoti permainas. Pagal LEAN filosofiją nepanaudotas darbuotojų kūrybiškumo potencialas, neįgyvendintos idėjos yra tam tikras švaistymas arba nuostoliai. Todėl projekto metu diegiamas KAIZEN metodas, orientuotas į veiklos idėjų, siekiant tobulinti veiklos procesus, teikimą ir įgyvendinimą. Šiuo metu nemaža dalis įgyvendinamų patobulinimų orientuoti į veiklų skaitmenizavimą“, - pasakoja R. Zimbienė.
Skatins nuolatinį tobulėjimą
2019 metų spalį Vyriausybės kanceliarija pradėjo įgyvendinti projektą „Procesų valdymo, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (angl. LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“, kuriuo siekiama sukurti ir įdiegti veiklos valdymo sistemą, leidžiančią efektyviau organizuoti viešojo sektoriaus institucijų veiklą, nuolat gerinti jų atliekamų funkcijų kokybę ir efektyviau tenkinti visuomenės bei kitų suinteresuotų šalių poreikius.
Įgyvendinant projektą numatyta dalyvaujančiose institucijose įdiegti LEAN metodus, kurie leis skatinti nuolatinį tobulėjimą ir efektyvumą visuose organizacinės struktūros lygmenyse, sukurti procesų valdymo sistemą, kuri skatins veiklų ir procesų efektyvumo bei kokybės augimą ir skatinti rodiklių stebėseną, kuri leis operatyviai reaguoti į gaunamus signalus ir nuokrypius.
Projekto įgyvendinime dalyvauja Vyriausybės kanceliarija, Aplinkos ministerija, Energetikos ministerija, Socialinės apsaugos ir darbo ministerija, Sveikatos apsaugos ministerija, Žemės ūkio ministerija, Ekonomikos ir inovacijų ministerija, VšĮ Vyriausybės strateginės analizės centras, Vaistų kontrolės tarnyba bei Vyriausybės atstovų įstaiga.
Projektas „Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.
