Didelės, daug projektų vykdančios įmonės sėkmės faktoriumi vadovautis nebegali, o suinteresuotųjų šalių poreikių patenkinimą bei įmonės veiklos sklandumą neretai lemia laiku ir gerai įgyvendinti projektai. „PMO Solutions research report“ atliktas tyrimas rodo, kad PMO turinčių organizacijų projektai nesėkmę patiria 31 proc. rečiau, 30 proc. daugiau projektų įgyvendinama neviršijant biudžeto, 21 proc. padidėja produktyvumas, 19 proc. projektų pabaigiama anksčiau.
ISM Vadovų magistrantūros Projektų valdymo modulio vadovas pažymi, kad Projektų valdymo biuro įsteigimas pakelia įmonės brandos lygmenį, kuris didėja kartu su sistemingai, nuosekliai, aiškiai ir pagal dokumentuotas taisykles vykdomais projektais.
„Projektų valdymo branda skirstoma į kelis lygmenis. Pirmajame organizacija su projektais susiduria „neplanuotai“. Veikla skirstoma į projektinę bei neprojektinę, tačiau projektų valdymo procesai apibrėžiami nėra. Projektams vadovauja funkciniai vadovai arba srities specialistai. Antrajame lygmenyje projektų valdymo procesas jau dokumentuojamas, siekiama sisteminti projektų inicijavimo, vykdymo ir pabaigimo veiksmus, skiriamas didesnis dėmesys projektų valdymo kompetencijų kėlimui. PMO turinti įmonė gali save priskirti trečiajam brandos lygmeniui – Projektų valdymo biuro turėjimas užtikrina panašią projektų valdymo kokybę ir organizacijos mokymąsi, rūpinamasi projektų portfeliu, silpnųjų projektų valdymo vietų identifikavimu ir projektų valdymo kompetencijų kėlimu“, – sako dr. S. Šimkonis.
PMO skatina organizacinės patirties formavimą
Visi projektai unikalūs, tad juos įgyvendinant netrūksta netikėtumų. Projektų valdymo proceso apibrėžimas ir PMO buvimas padeda pamatyti dėsningumus, atrodo, nesusietuose įvykiuose ir imtis proaktyvių veiksmų jiems suvaldyti. PMO nėra universalus sprendimas sėkmingų projektų įgyvendinimui, tačiau gerai veikiantis Projektų valdymo biuras tikrai padės pastebėti problemas anksčiau ir nebekartoti tų pačių klaidų.
Pasak dr. S. Šimkonio, PMO turinčiose organizacijose suinteresuotosios šalys labiau patenkintos projektų rezultatais. Tai susiję su viena iš PMO veiklos sričių – sistemingu darbu su suinteresuotomis šalimis.
„Neretai suinteresuotosios šalys nusivilia darbo su įmone kokybe dėl menko jų įtraukimo į procesą. PMO daug dėmesio skiria suinteresuotųjų šalių identifikavimui, komunikacijos plano sudarymui ir reguliariam jo atnaujinimui. Jau vien šie atlikti veiksmai pagerina darbo su suinteresuotosiomis šalimis kokybę“, – sako ISM Vadovų magistrantūros Projektų valdymo modulio vadovas dr. S. Šimkonis.
Gerėjantiems įmonės rezultatams įtakos turi ir PMO kuruojamas projektų valdymo procesų palaikymas bei skirtingų iniciatyvų koordinavimas. Nepakanka gerai suplanuoti pavienius projektus – jų vykdymas gali būti nesėkmingas atsiradus konkurencijai dėl tų pačių resursų. Tad siekiant sklandaus visų projektų įgyvendinimo, Projektų valdymo biuro funkcijoms dažnai priskiriamas ir pajėgumų planavimas.
Dr. S. Šimkonis pabrėžia ir išmoktų pamokų perkėlimo iš vieno projekto į kitą svarbą. Nors organizacijų darbuotojai kiekvieno projekto metu tampa vis labiau patyrę bei įgudę, pirmajame brandos lygmenyje esančioms bei PMO neturinčioms įmonėms efektyviai perkelti patirtį yra sunkiau. O neišmoktos ir kartojamos klaidos kartais organizacijai gali atnešti didelių nuostolių.
„Kiekvienas projektas yra unikalus, todėl darbuotojas kaskart susidurs su jam naujomis situacijomis. Daug projektų vykdančiai organizacijai patirties perkėlimas, klaidų identifikavimas ir jų pažinimas, o taip pat sėkmingų sprendimų pakartojimas yra itin svarbus. Tad PMO užtikrina, kad būtų kuriama organizacinė atmintis, o projekte įgyta patirtis būtų sėkmingai perkelta į kitus projektus“, – sako dr. S. Šimkonis.
Improvizaciją pakeitė brandos didinimu
Su įmonės projektų tęstinumo ir užbaigtumo problematika susidūrė ir patalpų apsaugos sistemų distribucija užsiimanti įmonė „BK Grupė”, kurios plėtros direktorius Andrius Dapkevičius, siekdamas padidinti įmonės produktyvumą, pakelti įmonės brandą bei įdiegti atminties perkėlimo procesą organizacijoje, atsakymų ieškoti nusprendė ISM Vadybos ir ekonomikos universiteto Vadovų magistrantūros Projektų valdymo modulyje.
„Nors komanda darbus pradėdavo entuziastingai, „BK Grupė” nuolat susidurdavo su nesklandžiu projektų vykdymu ir nemažai iš jų nutrūkdavo tik įpusėjus procesui. Esame turėję tikrai sėkmingų pirkimų – kaip prieš šešerius metus įsigyta Latvijos įmonė, tačiau dėl neatlikto dokumentavimo ir archyvavimo proceso, šis atvejis organizacinėje atmintyje išsaugotas nebuvo. Šiandien atlikdami tokį patį ar panašų pirkimą negalėtume identifikuoti, kokie prieš tai atlikti veiksmai lėmė projekto sėkmę”, – sako A. Dapkevičius.
Pasak „BK Grupė” plėtros direktoriaus, daugelis įmonės projektų patirdavo nesėkmę dėl neatliktos analizės bei neįvertintų kaštų. Tyrimo buvo atsisakoma dėl ilgo, kartais net pusę metų trunkančio proceso. Visgi, dėl neįvertintų rizikų, darbų vykdymo terminas irgi pailgėdavo dar bent šešetu mėnesių.
Po studijų ISM Vadybos ir ekonomikos universitete, „BK Grupė” plėtros direktorius struktūrizavo įmonės darbų atlikimo procesą – šiandien kiekvienam projektui priskiriamas atsakingas žmogus, atliekama analizė, apskaičiuojami resursai, keturiose šalyse veikiančioje organizacijoje nuspręsta įdiegti vieningą sistemą, formuojama organizacinė atmintis.
„Per įmonės veiklos dešimtmetį organizacija išaugo mažiausiai keturis kartus, tad savo darbe improvizuoti tiek, kiek anksčiau nebegalime. Esame išsikėlę tikslą didinti įmonės brandą, darbus atlikti iki galo, sisteminti organizacinę atmintį, kurią galėtume pritaikyti ateities projektams“, – sako „BK Grupė” plėtros direktorius A. Dapkevičius.
