Negana to, daugelyje įmonių kasdien vyksta ir tie patys administraciniai procesai: pildomi CRM laukai, persiunčiami laiškai, rankiniu būdu perrašinėjami duomenys iš dokumentų į sistemas, rengiamos ataskaitos, tikrinamos formos.
Didelė dalis šio darbo nekuria papildomos vertės, bet užima laiką ir kainuoja pinigus. Būtent čia atsiranda dirbtinio intelekto agentų (sutr. DI) vaidmuo.
DI (ang. AI) agentas nėra tik dar vienas pokalbių robotas ar automatizacijos procesas. Tai sistema, kuri gali vykdyti užduotis, suprasti kontekstą, priimti sprendimus nustatytose ribose ir jungtis prie kitų verslo įrankių. Skirtingai nei tradicinė automatizacija, kuri veikia tik pagal griežtas taisykles, agentinio tipo DI gali spręsti nestandartines situacijas ir adaptuotis.
Tarptautiniai tyrimai rodo, kad agentinio tipo DI sprendimai gali padidinti procesų efektyvumą 30-50 proc. Tai reiškia ne tik greitesnį darbą, bet ir mažiau klaidų bei mažesnes veiklos sąnaudas. Lietuvoje ši galimybė vis dar neišnaudota, nors technologija jau yra prieinama ir smulkiam ar vidutiniam verslui.
Kur DI agentas sukuria didžiausią vertę
Didžiausias efektas atsiranda ne tada, kai bandome automatizuoti viską iš karto, o tada, kai pasirenkame aiškias bei pasikartojančias užduotis ir jas vykdyti patikime dirbtinio intelekto agentui.
El. pašto valdymas yra viena paprasčiausių galimybių pradėti. Įmonės gauna užklausas iš klientų, partnerių, tiekėjų ir didelė jų dalis kartojasi. AI agentas gali automatiškai rūšiuoti laiškus, identifikuoti užklausos tipą, parengti atsakymo juodraštį ar net pilnai atsakyti į standartinius klausimus. Tai trumpina atsakymo laiką ir leidžia darbuotojams dirbti su sudėtingesniais verslo klausimais, o ne atsakinėti į bazines užklausas.
Dokumentų apdorojimas taip pat yra dar viena aiški panaudojimo sritis. Tyrimai rodo, kad AI sprendimai gali sumažinti rankinio dokumentų apdorojimo laiką daugiau nei 80 proc., ypač dirbant su sąskaitomis, standartinėmis sutartimis ar užsakymų formomis. Vietoje to, kad darbuotojas perrašinėtų duomenis į sistemą, agentas gali ištraukti informaciją ir ją struktūruotai perkelti į CRM ar kitą apskaitos įrankį.
Pardavimų komandos dažnai praranda laiką pardavimų procesų administravimui ir kitam netiesioginiam savo užduočių darbui: po skambučių reikia suvesti pastabas, atnaujinti pardavimų stadiją, suskirstyti kontaktus pagal potencialą ir atlikti kitas panašias rutinines užduotis. DI agentas gali tai daryti automatiškai, apdorodamas skambučių įrašus ar laiškus ir pildydamas CRM laukus. Be to, agentas gali analizuoti istorinius duomenis ir padėti segmentuoti klientus ar prognozuoti pardavimų įvykdymo tikimybę.
Klientų aptarnavimo srityje agentas gali veikti 24 valandas per parą ir 7 dienas per savaitę. Jis atsako į dažniausiai pasitaikančius klausimus, surenka informaciją apie problemą ir tik tada perduoda ją darbuotojui, jei reikia sudėtingesnio sprendimo. Tai leidžia išlaikyti aukštą aptarnavimo kokybę be papildomo etato ir komandos auginimo.
Svarbiausia tai, kad dauguma šių sprendimų gali būti integruoti su jau naudojamomis sistemomis ir verslams nereikia keisti visos infrastruktūros. Agentai jungiasi prie esamų CRM, el. pašto ar dokumentų valdymo sistemų ir pradeda veikti konkrečiame procese.
Ką tai reiškia įmonės finansams ir strategijai
Didžiausi kaštai versle, dažniausiai, neatitenka technologijai, o lyderiauja neefektyvumas. Rankinis darbas, klaidos, pasikartojantys procesai, vėluojantys atsakymai - visa tai kainuoja daugiau, nei dažnai įvertiname ar pastebime.
DI agento padidintas proceso efektyvumas 30-50 proc., reikš, kad ta pati komanda gali padaryti daugiau per tą patį laiką - nebūtina samdyti papildomo žmogaus, kai auga užsakymų skaičius, didėja užklausų kiekis ar pardavimų mąstas. Tai reiškia, kad klientas greičiau gauna atsakymą, sumažėja klaidų tikimybės, kurios vėliau kainuoja reputaciją ar papildomus taisymus.
Finansiniu požiūriu DI agentas keičia visą kaštų struktūrą. Vietoje to, kad verslas proporcingai didintų administracines išlaidas, augant pardavimų ir darbo apimtims, dalis procesų tampa automatizuotais, o DI agentas dirba tiek, kiek reikia ir kada reikia.
Strateginiu požiūriu, AI agentų įgalinimas leidžia komandai susitelkti į tai, kas kuria vertę: naujų klientų pritraukimą, produkto tobulinimą, ryšius su partneriais, sprendimų priėmimą.
Svarbu pabrėžti, kad DI agentas nėra absoliutus sprendimas. Jis nekuria strategijos ir nepakeičia žmogaus kritinio mąstymo, tačiau jis labai efektyviai perima pasikartojančias užduotis, kurios stabdo įmonės augimą.
Šiandien jau akivaizdu, kad nebekeliame klausimo, ar ši technologija veiks ir yra reikalinga, dabar esminiu momentu lieka tik klausimas, kas bus pirmesnis ir laimės daugiau už savo konkurentus. Pradžia šio darbo gali būti labai paprasta: pasirinkti vieną pasikartojančią užduotį, kuri šiandien atima daugiausia laiko, ir leisti AI agentui ją perimti. Tie verslai, kurie pradės nuo tokio vieno proceso, matuos savo gaunamą rezultatą ir sistemingai plės DI agentų taikymo metodikas, ir turės konkurencinį pranašumą savo veiklos srityje.
