Sekite 15min Google
Po savaitės ar dviejų Jonas sugrįš ir darbai vėl judės įprasta vaga. Tačiau „Manpower“ talentų pritraukimo komandos vadovė Ieva Kėvalaitytė siūlo tokiose situacijose užduoti kitą klausimą: o kas būtų, jeigu Jonas negrįžtų?
„Vienas aiškiausių signalų, kad organizacija yra pernelyg priklausoma nuo pavienių darbuotojų, yra situacija, kai žmogui išėjus atostogų, susirgus ar palikus organizaciją dalis darbų tiesiog sustoja arba tampa neaišku, kas turėtų juos perimti. Frazės „tik Jonas žino, kaip tai veikia“ ar „palaukime, kol grįš atsakingas žmogus“ irgi turėtų priversti suklusti“, – pažymi I.Kėvalaitytė.
Atostogos – tik repeticija
Vasaros atostogos gali tapti savotiška saugia organizacijos atsparumo repeticija. Apie darbuotojo nebuvimą įprastai žinoma iš anksto, tad yra laiko perduoti darbus, paskirstyti atsakomybes, informuoti klientus ir pasirūpinti, kad svarbiausi procesai nesustotų.
Todėl, jeigu net planuotas kelių savaičių darbuotojo nebuvimas sukelia sumaištį, į tai, anot „Manpower“ talentų pritraukimo komandos vadovės, verta žiūrėti kaip į perspėjimą.
„Trumpalaikės planuotos atostogos įmonėms įprastai sukelia mažiausiai iššūkių, nes joms galima pasiruošti. Ilgesnis nedarbingumas jau sudėtingesnis – ne visada aišku, kiek laiko žmogus negalės dirbti, todėl sunkiau planuoti resursus. O didžiausiu iššūkiu dažniausiai tampa netikėtas darbuotojo išėjimas iš darbo, ypač jeigu kartu su juo iš organizacijos išeina sukauptos žinios, santykiai su klientais ar specifinė kompetencija“, – sako I.Kėvalaitytė.
Taigi atostogos parodo, ar kolegos geba pavaduoti vieni kitus ir kur slypi gerokai didesnės rizikos – kai procesai, žinios ar santykiai vis dar laikosi ant vieno žmogaus pečių.
Ką darbuotojo nebuvimas pasako apie organizaciją?
Vienose organizacijose darbuotojo kasmetinės atostogos ar netikėtas nedarbingumas nesukelia didesnių problemų. Kitose tai tampa įtampą keliančiu įvykiu, reikalaujančiu skubių ir nepatogių sprendimų. Skiriasi ir pačių darbuotojų savijauta: vieni ramiai išeina atostogauti ar pasiima biuletenį susirgę, o kiti jaučia kaltę, galvoja, kokią naštą paliko kolegoms, ar net jaučia poreikį teisintis.
„Tam įtakos turi ir organizacijos kultūra, vadovų požiūris į darbuotojų gerovę, darbo ir gyvenimo balansą, poilsį, ir tai, kiek tvariai bei efektyviai sudėlioti patys procesai. Darbuotojų atostogos labai gerai parodo, ar resursai paskirstyti tinkamai. Juk yra posakis, kad geras įmonės vadovas yra tas, kuriam išėjus įmonė nežlugtų. Ta pati taisyklė galioja ir kitiems darbuotojams“, – komentuoja I.Kėvalaitytė.
Atostogų sezonas, pasak jos, pirmiausia išryškina du dalykus: ar komanda apskritai turi pakankamai žmogiškųjų resursų ir ar organizacijoje nėra žmonių, kuriems negalint dirbti neatsirastų nė vieno kompetentingo kolegos ar kito plano B jų funkcijoms perimti.
Jeigu darbuotojų trūksta jau įprastu metu, žmonės dirba viršvalandžius ar nuolat balansuoja ties maksimaliu darbo krūviu, dar vieno kolegos pavadavimas gali tapti sunkiai įveikiama ir komandą išbalansuojančia užduotimi.
Organizacijos dydis čia turi reikšmės, tačiau savaime nuo problemų neapsaugo. Mažose įmonėse vienas žmogus dažnai turi daugiau ir įvairesnių atsakomybių, todėl jam išėjus gali paprasčiausiai nebūti vieno kolegos, galinčio perimti visas funkcijas. Tada pavaduoti tenka keliems žmonėms. Didesnėse organizacijose paprastai yra daugiau tos pačios srities specialistų, tad darbus paskirstyti lengviau.
„Vis dėlto organizacijos dydis savaime negarantuoja atsparumo. Esu mačiusi ir didelių įmonių, kur tam tikros kritinės žinios buvo sutelktos vieno specialisto rankose, todėl jo nebuvimas sukeldavo nemažai trikdžių“, – sako I.Kėvalaitytė.
Svarbus ir pats darbo pobūdis. Jei atostogauja už bendrą įmonės paštą atsakingas žmogus, laiškus galima peradresuoti kolegai, kuris laikinai reaguos tik į skubiausias užklausas. Tačiau jei nėra žmogaus, atsakingo už specifinę techninės įrangos priežiūrą, jo funkcijų gali nebūti kam perduoti.
„Lengviau perskirstomi standartizuoti ir aiškiai aprašyti procesai – nesvarbu, ar kalbame apie gamybą, ar biurą. Didesnių iššūkių kyla tada, kai darbas reikalauja specifinių žinių, ilgalaikių santykių su klientais ar unikalių kompetencijų“, – paaiškina pašnekovė.
Kaip organizacijoje atsiranda „nepakeičiamas“ žmogus?
Darbuotojas „nepakeičiamu“ netampa per vieną dieną. Dažniausiai tokia priklausomybė susiformuoja palaipsniui ir net nepastebimai.
„Kritinės žinios vieno žmogaus rankose dažniausiai susitelkia ne dėl blogų ketinimų, o dėl kasdienio skubėjimo. Organizacijos orientuojasi į rezultatą čia ir dabar, todėl dokumentavimas, procesų aprašymas ar kolegų apmokymas nukeliami vėlesniam laikui. Ilgainiui paaiškėja, kad labai daug specifinių žinių ir patirties sukaupta vieno darbuotojo atmintyje“, – pasakoja I.Kėvalaitytė.
Tai nėra reta problema. Įvairių apklausų duomenimis, daugiau nei 70 proc. organizacijų pripažįsta turinčios bent vieną darbuotoją, kurio netikėtas išėjimas reikšmingai paveiktų kasdienę veiklą. Versle tokia priklausomybė vadinama kritiškai svarbaus darbuotojo rizika (angl. key person risk) – kai per daug svarbių žinių ar atsakomybių sutelkiama vieno ar kelių žmonių rankose.
Prie „nepakeičiamumo“ atsiradimo, anot pašnekovės, sąmoningai ar ne, prisideda ir patys darbuotojai – buvimas vieninteliu tam tikros srities ekspertu gali suteikti daugiau saugumo ir svarbos jausmo organizacijoje. Vis dėlto ilgalaikėje perspektyvoje tokia situacija rizikinga abiem pusėms. Įmonei tai reiškia priklausomybę nuo vieno žmogaus, o pačiam darbuotojui darosi vis sunkiau atsitraukti nuo darbo.
Fiziškai Tailande, mintimis – biure Lietuvoje
Ši priklausomybė ypač gerai matoma per atostogas. Darbuotojas lyg ir ilsisi, tačiau tikrina elektroninį paštą, atsako į žinutes, skambina kolegoms arba laukia, ar nekils problema, kurią išspręsti gali tik jis.
Kad visiškai atsijungti nuo darbo per atostogas vis dar pavyksta ne visiems, rodo ir tyrimai: 2024 m. „Movchan Agency“ atliktoje 2 000 suaugusių JAV gyventojų apklausoje 54 proc. respondentų teigė dirbantys per atostogas, o 63 proc. – jaučiantys nerimą, jei tuo metu netikrina su darbu susijusių žinučių.
I.Kėvalaitytė pastebi, kad tokį nerimą gali patirti tiek vadovai, tiek darbuotojai, kurių atlygio dalis priklauso nuo individualaus rezultato.
„Už vadovo nerimo gali slypėti ne tik nepasitikėjimas komanda, bet ir atsakomybės jausmas, įprotis kontroliuoti procesus ar sunkumas deleguoti sprendimus. Tai kenkia ne tik komandai, bet ir pačiam vadovui, kuris fiziškai buvo Tailande, o mintimis visas atostogas klaidžiojo biure Lietuvoje“, – šypsosi pašnekovė.
Kitokia dilema kyla darbuotojams, kurių pajamos tiesiogiai priklauso nuo individualaus rezultato. Jei atostogų mėnesį dėl mažesnio rezultato žmogus praranda dalį premijos, gali kilti pagunda „nušauti du zuikius vienu šūviu“ – ir atostogauti, ir kartu neprarasti ryšio su klientais bei darbu.
Todėl, pažymi I.Kėvalaitytė, nereikėtų automatiškai daryti išvados, kad kiekvienas per atostogas elektroninį paštą tikrinantis žmogus tai daro dėl prastos organizacijos kultūros. Tam įtakos gali turėti ir asmeninis polinkis, atsakomybės jausmas ar atlygio sistema.
„Vis dėlto vis dar pasitaiko organizacijų, kuriose darbuotojo poilsis vertinamas ne kaip būtina ilgalaikio produktyvumo sąlyga, o kaip veiklos trikdis. Tokioje aplinkoje žmogui visiškai atsijungti nuo darbo natūraliai sunkiau“, – priduria ji.
Kaip organizacijai tapti nepriklausomai nuo vieno žmogaus?
Pirmiausia, anot I.Kėvalaitytės, kritiniai procesai turi būti aprašyti, o informacija – prieinama ne vienam žmogui. Svarbūs kontaktai, darbų istorija ar specifinės žinios neturėtų likti tik darbuotojo galvoje ar kompiuteryje.
Kita priemonė – kryžminis kompetencijų ugdymas (angl. cross-training), kai bent keli komandos nariai moka atlikti svarbiausias kolegų funkcijas. Tai nereiškia, kad kiekvienas turi mokėti viską, tačiau kritinės organizacijos funkcijos neturėtų priklausyti tik nuo vieno žmogaus.
„Kai žinios laikomos ne darbuotojo galvoje ar asmeniniuose užrašuose, o bendrose sistemose, jas daug lengviau perimti. Atspariausios organizacijos yra tos, kurios procesus kuria taip, kad jų veikla nepriklausytų nuo vieno žmogaus“, – sako pašnekovė.
I.Kėvalaitytės teigimu, daug kas priklauso ir nuo to, kiek organizacija skirtingiems darbuotojo nebuvimo scenarijams yra pasiruošusi iš anksto. Didžiausią iššūkį paprastai sukelia situacija, kuriai nėra jokio plano.
„Tinkama vidinių procesų higiena būtų turėti aiškią tvarką skirtingoms situacijoms – planuotam trumpalaikiam nebuvimui, ilgesniam nedarbingumui ar darbuotojo išėjimui. Mažesnėms organizacijoms tai gali skambėti kaip perteklinė biurokratija, tačiau iš patirties galiu pasakyti, kad tokia vienkartinė investicija vėliau atsiperka su kaupu. Kai visi žino iš anksto numatytą planą ir darbų perdavimo eigą, darbuotojo nebuvimas nebesukelia tokio didelio iššūkio“, – pažymi pašnekovė.
Iš atrankų rinkos perspektyvos ji pastebi ir dar vieną tendenciją – organizacijos iš anksto stengiasi turėti išorinių partnerių ar „šiltų“ potencialių kandidatų bazę. Tai leidžia greičiau reaguoti, jei darbuotojo nebuvimas užsitęsia arba jis netikėtai palieka organizaciją.
Tikslas nėra padaryti gerą specialistą mažiau svarbų. Organizacijai svarbu pasirūpinti, kad net ir labai vertingo žmogaus laikinas ar nuolatinis nebuvimas neparalyžiuotų jos veiklos.
Ar Lietuvos organizacijose „nepakeičiamų“ darbuotojų mažėja?
I.Kėvalaitytės vertinimu, nors Lietuvos organizacijos tampa atsparesnės, „nepakeičiamų“ darbuotojų problema išlieka.
„Pastaraisiais metais daugelis įmonių daugiau dėmesio skyrė procesų standartizavimui, automatizavimui, skaitmenizacijai, žinių valdymui ir vadovų kompetencijų stiprinimui. Tam įtakos turėjo ir pandemijos laikotarpis, kuris daugeliui organizacijų priminė, kaip greitai gali pasikeisti aplinkybės“, – pastebi ji.
Vis dėlto mažesnėse įmonėse ir siaurų kompetencijų srityse vienam žmogui neretai tenka didelė dalis atsakomybės ir žinių. Tai ypač aktualu techninėse, IT, inžinerinėse pozicijose.
Vis daugiau vadovų supranta, kad darbuotojo gebėjimas išeiti atostogų ir tuo metu iš tiesų nedirbti nėra prabanga.
„Galimybė visiškai atsijungti nuo darbo yra vienas geriausių indikatorių, parodančių, kiek organizacija yra brandi, atspari ir pasirengusi veikti net tada, kai laikinai netenka svarbių komandos narių“, – sako „Manpower“ talentų pritraukimo komandos vadovė.